Le pratiche di trasformazione, fusione e scissione sono pratiche complesse, che, per l’ipotesi di fusione e scissione, coinvolgono una pluralità di enti. Risulta quindi difficile indicare a priori la documentazione necessaria prescindendo dal caso concreto. Inoltre, mentre con riferimento alla trasformazione oggetto di stipula è un unico atto, la fusione e la scissione richiedono la preventiva approvazione del progetto con verbale d’assemblea ed un successivo atto negoziale di fusione/scissione. In via di prima approssimazione può dirsi che per tutte le operazioni straordinarie in parola risultano necessari i seguenti documenti:
- Per tutti coloro che devono intervenire all’atto (legali rappresentanti della società, soci di società di persone, liquidatori …)
- Carta d’identità, patente rilasciata dalla Prefettura in corso di validità (per gli extracomunitari permesso o carta di soggiorno in corso di validità
- Tesserino del Codice Fiscale in originale o Tessera Sanitaria
- Visura della società effettuata presso il registro delle imprese
- Statuto aggiornato
- Eventuale libro soci
- Situazione patrimoniale aggiornata della società (non anteriore di 120 gg. al giorno in cui il progetto di fusione/scissione è depositato nella sede della società, sostituibile con il bilancio di esercizio, se questo è stato chiuso non oltre sei mesi prima del giorno di deposito del progetto)
- indicare gli autoveicoli e gli immobili intestati alla società, per consentire di effettuare le formalità relative al cambio del nome della società e della sua forma.
- Dati relativi all’assemblea che approva il progetto di fusione/scissione (per ogni società partecipante alla fusione/scissione) o che si trasforma
- Ordine del giorno con la precisa indicazione di quanto deliberare
- Cognome e nome di tutti i soci, di tutti gli amministratori e tutti i sindaci, eventuali deleghe
- Se non possono intervenire tutti: avviso di convocazione, ricevute delle raccomandate e degli avvisi di ricevimento, (se assemblee non totalitarie
- Eventuale verbale dell’assemblea di prima convocazione andata deserta
- L’atto di fusione, scissione ed il verbale/atto di trasformazione devono avere i requisiti di forma e contenuto previsti per l’atto costitutivo del tipo prescelto che devono essere espressamente indicati al Notaio, quali ad esempio:
- Dati anagrafici degli amministratori ed eventuali sindaci
- Regime di amministrazione
- Denominazione sociale
- Sede ed indirizzo della società
- Oggetto sociale
- Durata della società
